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O Guia definitivo sobre o Sistema ERP

A adoção de um sistema integrado de gestão ainda levanta dúvidas para muitos empresários. É comum haver receio em migrar tudo dos antigos softwares, planilhas e papeis para um só lugar, baseado completamente online (na nuvem), sem ter uma real noção prática de como a mudança vai afetar positivamente o negócio.

 

O sistema ERP é um dos mais conhecidos e usados por empresas em todo o mundo. Naturalmente, isso faz dele a primeira opção para a maioria dos interessados em mudar, já que tem credibilidade e se mostra bastante versátil. Ainda assim, existem muitas questões que podem ser levantadas na hora de implementar o novo software.

 

O que é o ERP?

Para começar a tirar as dúvidas, nada melhor que explicar exatamente do que se trata o sistema ERP.

 

A sigla vem do inglês Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais.

 

A principal atribuição do software é integrar informações referentes a todos os processos da rotina corporativa e administrativa em geral.

 

Como funciona o ERP?

Se antes a empresa usava diferentes programas com objetivos específicos, muitas planilhas para cadastrar dados dos mais diversos setores e papelada para tudo que era preciso, agora dá para reunir tudo em um só lugar: o sistema ERP. Assim, fica muito mais fácil a gestão do negócio, podendo usar as informações integradas para fazer o planejamento, tomar decisões, cruzar referências e até automatizar ações.

 

GIF ERP

 

Seja na área contábil, nas vendas, no marketing, no controle de estoque, no andamento de projetos… tudo pode ser visto e acessado diretamente por um só sistema, de qualquer lugar – já que é baseado na nuvem. Basta ter acesso a internet e permissão para isso. Assim, mesmo problemas de última hora podem ser resolvidos de casa com conexão e um computador.

 

Benefícios do ERP

Em vez de cada setor ficar separado, com pouca integração, e ser mais difícil visualizar e aproveitar melhor os dados de cada quando preciso, tudo passa a ser encontrado junto – com a possibilidade de cruzamentos e observações mais embasadas.

 

Fica muito mais fácil realizar o planejamento estratégico, tomar decisões de negócio, avaliar indicadores de desempenho e atentar para pequenos problemas do dia a dia (como determinado artigo em falta no estoque, aumento de despesa com alguma coisa, etc.).

 

Com maior integração todos ganham em produtividade.

 

Os sistemas do tipo ainda costumam permitir a automatização de tarefas mais mecânicas (como produção de relatórios e análises baseados em determinadas informações, por exemplo), gerando ganho de tempo para os funcionários e a possibilidade de remanejar alguém que faria aquilo para outra atividade.

 

A praticidade de ter tudo que precisa ao alcance de poucos cliques em um sistema centralizado ainda produz algumas vantagens. Além de poupar tempo, naturalmente, também reduz a margem de erros e aumenta a segurança de dados – já que apenas pessoas autorizadas mediante login e senha terão acesso a cada parte do painel de controle.

 

Cuidados com o ERP

Apesar dos inúmeros benefícios gerados pela implementação de um sistema ERP, é preciso ter alguns cuidados na hora de migrar para evitar dores de cabeça desnecessárias na empresa. O primeiro, claro, é saber escolher o sistema e o fornecedor ideais para o que está procurando. Existem diferenças significativas de acordo com o porte do negócio, por exemplo.

 

A desenvolvedora do ERP precisa garantir suporte adequado, em caso de problemas no dia a dia corporativa. Afinal, ninguém quer levar prejuízo porque não conseguiu acessar determinado documento no sistema e perder uma negociação importante, não é? É natural que surjam imprevistos – principalmente durante a fase de transição entre um sistema e outro – e faz toda a diferença contar com profissionais de confiança para esses momentos.

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A preocupação com a segurança das informações também é fator recorrente. É preciso esclarecer e treinar todos os fornecedores e colaboradores para evitar problemas. Mas, em geral, os sistemas integrados através da nuvem costumam ser ainda mais seguros que o uso de softwares separados ou planilhas espalhadas por toda a empresa.

 

Por fim, planejar a migração em todos os detalhes é essencial para não ser surpreendido negativamente nos primeiros momentos. É preciso determinar o período ideal para implementar o ERP, evitando que qualquer problema tenha efeito muito grande na empresa. Também é sempre bom treinar todo o pessoal para aprender a lidar com o novo sistema.

 

Com uma boa pesquisa e planejamento adequado é possível fazer a transição do seu antigo sistema para o ERP de maneira bastante suave e sem atrapalhar a rotina administrativa.

 

Um sistema de gestão traz muito para quem adota, deixando toda a empresa mais integrada, automatizada e otimizada.

 

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