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Saiba como escolher o sistema de frente de loja ideal para sua empresa

Eficiência é a palavra que qualquer empresário deseja ouvir quando fala da administração de seu negócio. E mesmo para empresas de micro ou pequeno porte é possível otimizar diversos setores da gestão para fazer com que tudo fique integrado e a vida de todos seja facilitada. Para isso, implementar um sistema de frente de loja é uma das melhores opções para conseguir gerenciar o estabelecimento da maneira mais eficaz possível.

 

Também conhecido pelo nome ‘frente de caixa‘, esse tipo de sistema permite que se controle o estoque, as vendas, a emissão correta de notas fiscais e outros aspectos financeiros e administrativos da empresa. O principal objetivo, porém, é melhorar o atendimento ao cliente no balcão, tornando o trabalho dos funcionários mais rápido e eficiente.

 

Qualquer empresa pode se beneficiar em ter um sistema de frente de loja ou caixa. Mas, a grande dúvida para muitos donos ou gerentes é: como escolher o ideal para o meu negócio? Existem algumas dicas que podem ajudá-lo a decidir. Vamos a elas.

 

Aspectos legais

A primeira coisa que é preciso observar na hora de escolher um sistema de frente de loja que seja mais adequado para a sua empresa é a parte legal do assunto. O software precisa estar homologado pelas Secretarias de Fazenda estaduais e federal, para que garanta a legitimidade na hora de emitir notas fiscais. Não abra mão de instalar um programa que esteja homologado pelos órgãos competentes em que estão na sua localidade.

 

Além disso, o sistema também precisa estar alinhado com as leis federais e estaduais, principalmente a PAC-ECF – um programa governamental desenvolvido para integrar os comandos do programa que emitir cupons fiscais para lojistas. Outros pontos da legislação que precisam estar em acordo são o NFC-e, o NF-e e o SPED. Este último agrega documentos fiscais, enquanto os outros dois são arquivos de nota eletrônica.

 

Usabilidade

Claro que o bom funcionamento e as ferramentas disponíveis no sistema são grandes diferenciais na hora da decisão. Entre os aspectos a serem avaliados, um dos principais é a centralização do controle. É importante que tudo possa ser feito a partir do software, unindo todas as áreas da empresa e integrando o controle por parte dos funcionários. Assim, não apenas se facilita o atendimento como também permite relatórios mais completos e melhor avaliação das vendas. Em caso de franquias, também permite que todas as diferentes lojas da rede sejam administradas pelo mesmo sistema unificado, gerando maior integração.

 

A flexibilidade de operações possíveis e a compatibilidade com sistemas ERP, por exemplo, também são fatores importantes a se pesquisar antes de escolher.

 

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Atualizações e segurança

Outro detalhe muito importante é a constância de atualizações que o sistema oferece. A tecnologia muda constantemente e é do maior interesse do empresário estar sempre com o melhor em mãos para otimizar a gestão do negócio. Vale sempre a pena procurar saber a periodicidade de atualizações junto ao desenvolvedor do software, já que elas também corrigem potenciais falhas e possibilitam melhor navegabilidade.

 

Atualizações também contribuem para melhorar a segurança do sistema, ponto bastante sensível para qualquer empresa. O armazenamento seguro de dados, com criptografia de ponta, é a garantia de que informações internas não poderão ser acessadas por quem não está autorizado no sistema. Assim, você pode colocar tudo que desejar ali no programa sem temer por possíveis falhas de segurança que comprometam as operações administrativas.

 

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Estão aí os três principais fatores a serem considerados para tomar a decisão de qual sistema de frente de loja vai escolher para a sua empresa. Embora a usabilidade possa parecer a mais atrativa – ou até mesmo o design, já que beleza atrai bastante – na verdade existem pontos até mais importantes para se observar. Preocupações com legislação e com segurança não podem ser deixadas de lado, sob o risco de sofrer com problemas futuros.

 

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