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Como funciona um Emissor de Nota Fiscal

Qualquer empresário precisa se preocupar com a emissão de nota fiscal do seu negócio. De uma maneira ou de outra, em algum momento será preciso fazê-lo como forma de comprovante de algum serviço prestado ou produto vendido, já que ninguém quer ter problemas com a Receita Federal no futuro.

 

Aos poucos, a maioria das esferas do governo passou a adotar a nota fiscal eletrônica como melhor forma não só para evitar o acúmulo de documentos e facilitar o acesso, mas também para diminuir o consumo de papel e ajudar o meio ambiente. E as empresas, sejam de micro/pequeno porte ou médio/grande porte, passaram a se voltar para opções digitais na hora de emitir a nota.

 

Software ou Nuvem?

Existem duas maneiras de emitir nota fiscal para o seu negócio. A que surgiu primeiro foi através de softwares especializados, exigindo que o empresário compre o programa e faça o download para o computador da loja – e, a partir dali, passe a fazer os processos necessários para a emissão. É um meio mais tradicional para realizar a operação, já que os softwares existem desde os primórdios da computação.

 

Mais recentemente surgiu outra forma de emitir nota fiscal eletrônica. Com o avanço tecnológico, não há mais necessidade de ter um programa instalado no computador para realizar a emissão – e, nesse caso, o processo só poderia ser feito da máquina em que está o software.

 

Agora é possível emitir e armazenar as notas na nuvem, podendo acessar de qualquer computador com internet.

 

A diferença está no volume: no geral, se a empresa tem maior porte e emite muitas notas, pode ser melhor ter um software atrelado a um sistema de gestão.

 

Como funciona o emissor?

Antes de tudo, apesar do processo ser realizado eletronicamente, é preciso cadastrar a empresa na Secretaria de Fazenda do seu Estado. A NF-e só existe em versão digital, ao contrário da nota tradicional, impressa em papel específico para ela. O envio para o cliente acontece, em geral, por email.

 

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Já para o fisco, primeiramente é preciso ter uma assinatura eletrônica válida – um certificado digital que comprova a validade daquela nota. Após a venda, a empresa gera um arquivo em formato XML, com a referida assinatura,  que é enviado para a Secretaria de Fazenda estadual. Esta faz uma pré-validação da nota e autoriza o prosseguimento da transação – tornando possível que você imprima em papel comum quantas notas precisar.

 

Todo esse trâmite leva ao Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que é usado para acompanhar a movimentação de produtos e permitir consultas mais fáceis para as partes interessadas. Afinal, está tudo integrado em um sistema virtual e sua gestão é bem mais simples!

 

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Pouco a pouco, a nota fiscal eletrônica vem ganhando espaço e já é usada em massa pela maior parte dos estados brasileiros. Não há muito mistério para usá-la, existindo programas e serviços voltados a ajudar o empresário a lidar com todo o processo de emissão.

 

E é sempre uma boa ideia recorrer a sistemas de gestão para facilitar o trabalho não só com a nota, mas com todos os aspectos administrativos do seu negócio.

 

A Kamaleon oferece dois sitemas, o KASH e o ERP, que se adequam a empresas de todos os tipos e tamanhos. E é muito fácil descobrir como funcionam: peça já sua demonstração gratuita!

 

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