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Guia Completo da Gestão do Estoque

A gestão do estoque trata basicamente de saber controlar os produtos e quantidades presentes à disposição da sua empresa a qualquer momento de necessidade. É uma etapa muito importante da administração corporativa, já que pode fazer toda a diferença em relação a vendas e clientes – e manter o controle de tudo é essencial para o sucesso do negócio.

 

Gerenciar o inventário de itens se aplica a qualquer coisa que seja usada para seus produtos ou serviços, desde matéria-prima até bens finais. E também cobre todas as etapas do processo produtivo, desde a compra e a entrega até o uso próprio e reposição.

 

Uma gestão do estoque eficiente significa que o empresário vai ter a quantidade exata de itens no local certo e no momento necessário em que precisa usá-los. E também assegura que o negócio não está gastando dinheiro à toa, além de proteger a produção em caso de qualquer eventualidade em relação ao fornecimento.

 

O quanto manter em estoque?

A primeira dúvida que pode surgir na cabeça de quem começa a lidar com estoque no trabalho – principalmente, mas não só, empreendedores de primeira viagem – é como determinar as quantidades ideais de tudo que precisa. O tipo de estoque influencia bastante no quanto você deve guardar de cada coisa.

 

E existem alguns tipos diferentes, a depender do segmento de atuação: matérias-primas e componentes para produção; bens ainda em processo de produção; bens finalizados já prontos para venda; e consumíveis, coisas que serão usadas no dia a dia empresarial para mantê-la funcionando.

 

Naturalmente, tudo depende do seu capital. As quantidades a serem adquiridas pela empresa vão variar de acordo com o investimento feito em cada área da administração. Outro ponto que faz diferença na hora de determinar isso é o tamanho e a natureza do negócio – assim como o espaço disponível para armazenamento.

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Em caso de empresas de menor porte, e consequentemente menos espaço físico, pode ser preferível alugar depósitos para armazenar todos os itens, ou até mesmo mantê-los com o fornecedor e apenas encomendá-los de acordo com a demanda. Mas, essa estratégia possui pontos positivos e negativos, naturalmente. Entre os prós se destacam a economia de custos, a otimização de só possuir o que precisa no momento e a facilidade de controle. Já como contras há, principalmente, a possibilidade de faltar algo em uma emergência e ficar dependente do velocidade de entrega do fornecedor.

 

Já para quem possui uma empresa de maior porte e, assim, pode contar com um estoque grande e extenso, não tem esses problemas. Mas, não é por isso que não seja preciso atentar com cuidado para algumas situações. Como vantagens, naturalmente torna-se mais fácil de administrar (já que estará tudo no mesmo local), com menor chance de faltar algo e maior espaço para comprar grandes quantidades (o que geralmente diminui os custos de compra). Mas como desvantagens aparecem os altos custos de armazenamento e seguro e a possibilidade de alguns itens estragarem ou se tornarem obsoletos antes de serem vendidos.

 

Como controlar o estoque?

Para começar, é importante categorizar os itens com algumas distinções. Por exemplo, é possível separá-los entre baixo, médio e alto valor – ou prioridade. O essencial é estabelecer um método ou sistema de controle que possibilite a todos os funcionários minimamente envolvidos com aquilo encontrar o que precisam de maneira prática e rápida. Também há a opção de usar adesivos ou identificadores e códigos facilmente localizáveis. Assim, basta o profissional em questão procurar por um item no sistema que saberá onde encontrá-lo fisicamente no depósito.

 

Como exemplo, dá para definir um nível mínimo de estoque e, sempre que atingi-lo, trabalhar para repor tudo. Assim, nunca vai se chegar ao ponto de uma possível falta de produtos que atrapalhe o negócio. Outra alternativa interessante é executar revisões periódicas do estoque para identificar quaisquer necessidades de reposição – nesse caso, podem ser avaliações semanais, mensais, etc, dependendo do setor em que trabalha.

 

Há quem prefira reduzir o estoque a um mínimo, entregando os pedidos de acordo com a demanda e usando tudo quase que imediatamente. Essa tática realmente reduz custos, mas cai no mesmo risco já citado de ficar sem suprimentos em momentos de necessidades – e para executá-la é preciso ter bom nível de confiança na rapidez de seus fornecedores.

 

Empresários mais moderados podem buscar uma forma de encontrar o equilíbrio entre manter muito e pouco estoque. Através de softwares específicos, é possível chegar a uma fórmula que garanta que nunca haverá itens em excesso – com possibilidade de perdê-los antes de vender – ou em falta – com a chance de perder vendas e clientes.

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O que fazer para facilitar?

Uma das melhores maneiras de manter o estoque sempre bem controlado e não vacilar na gestão é através do uso de softwares específicos. Os programas integram e automatizam toda a administração corporativa, incluindo o gerenciamento de itens. Recorrer a eles é sempre melhor para deixar tudo mais prático na empresa.

 

Os softwares de gestão, em sua maioria, ajudam o empreendedor a lidar mais facilmente com tudo que envolve o negócio. E entre as ferramentas disponíveis costuma figurar a gestão do estoque. Assim, com praticidade no controle e centralização de informações, todos os funcionários têm o trabalho facilitado. E diminui-se o risco de erro humano.

 

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