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Tudo que você precisa saber sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica

Você já deve ter percebido que cada vez mais empresas vão aderindo ao uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à antiga, aquela de papel. O Governo Federal tem o seu próprio portal para atender os empresários interessados em aderir a ela, assim como algumas administrações estaduais e municipais também vêm estabelecendo esse recurso.

 

Mas, por que recorrer à nota eletrônica em seu negócio? O próprio governo destrincha as vantagens do meio digital em relação ao meio físico, mas é claro que a economia de papel é um deles. E é bom não só para a empresa, como também para o meio ambiente. Mas, existem outros inúmeros benefícios, tanto para a sociedade em geral quanto para a Receita, o vendedor e o comprador. Veja.

 

O que é a NF-e?

A nota fiscal eletrônica pode ser definida como um documento de valor fiscal que existe apenas digitalmente, sem cópia física, que tem como objetivo certificar transações de produtos ou serviços. Ela possui garantia jurídica pela assinatura digital do remetente, além da autorização de uso que o fisco fornece para quem se cadastra. Vale ressaltar que a NF-e impressa não possui valor algum jurídico – é um documento apenas digital.

 

Algumas atividades econômicas possuem obrigatoriedade da emissão da nota eletrônica. Em todo caso, também há situações específicas em que qualquer negócio precisa adotá-las: quando o emissor é de um estado diferente qe o destinatário da NF-e; quando a nota é destinada à administração pública; e qualquer operação de comércio exterior.

 

Principais vantagens

Para a administração pública, torna-se mais fácil e confiável o processo de controle fiscal, com possibilidade de integração entre os fiscos. O resultado é um menor nível de sonegação, com arrecadação maior de verba que será usada em políticas públicas para o benefício de toda a população. A nota eletrônica também reduz os custos de operação.

 

Para o vendedor, que vai passar a emitir a nota fiscal eletrônica, os benefícios mais imediatos são, naturalmente, a diminuição dos gastos com papel, impressão. armazenamento e envio das notas físicas. No aspecto burocrático, ainda dispensa-se a necessidade de tirar a AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais e facilita o trabalho dos contadores. Já no lado do marketing, a adoção de medidas digitais para substituir suas equivalentes em papel é sempre bem vista: traz a imagem de empresa moderna e preocupada com a responsabilidade socioambiental.

 

Para o comprador, o cliente que está adquirindo um produto ou serviço e requisitando a nota, a diferença já começa no atendimento – perde-se menos tempo com o preenchimento do documento fiscal, já que será tudo feito eletronicamente e enviado por email. A nota eletrônica também diminui as chances de erro humano ao preencher, evitando dores de cabeça para o consumidor.

 

Para a sociedade, como já dito, o maior benefício é a redução do impacto ambiental causado pelo consumo excessivo de papel. Mas, ao incentivar o comércio eletrônico e as novas tecnologias, também permite o surgimento de possibilidades de trabalho que antes não existiam – relacionados à prestação de serviços da nota fiscal eletrônica.

 

Como adotar a NF-e

Para começar, é preciso solicitar o cadastramento como emissora de nota fiscal eletrônica na Secretaria de Fazenda competente onde o estabelecimento estiver localizado. Caso possua sedes fixas em outros Estados, é preciso fazer a solicitação separadamente para cada uma delas. Ainda é preciso ter certificação digital emitida através de uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, contendo o CNPJ da empresa.

 

Depois, basta adquirir o software emissor disponibilizado pelo fisco. Ou, caso prefira, pode comprar ou desenvolver um programa de emissão próprio, contanto que esteja configurado com os web services apropriados do governo. Não importa o tamanho da empresa, ela pode emitir nota fiscal eletrônica caso faça isso.

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Como funciona a nota

Ao encerrar uma transação comercial, a gera um documento digital que precisa ser assinado eletronicamente para garantir sua validade fiscal e integridade dos dados. Pela internet, o arquivo deve ser enviado para a Secretaria Estadual de Fazenda em questão, que verifica tudo e emite uma autorização para o trânsito da mercadoria ou serviço vendido.

 

O documento pode ser consultado virtualmente para quem possuir a chave de acesso, como o destinatário e outras partes interessadas. Ele também será enviado para a Receita, que armazena todas as NF-e do país, além da Secretaria de Fazendo da unidade da Federação pertinente em caso de operação interestadual. Ainda há a possibilidade de serem enviadas a órgãos públicos que tenham competência de regulação, normatização, controle e fiscalização, a depender do caso.

 

Facilite sua vida

A adoção da nota fiscal eletrônica tem tudo para deixar a vida no seu negócio muito mais simples. Para você, para o governo, para os clientes, para os funcionários… Torna tudo mais prático, integrado e com menos papel na sua mesa e nos arquivos.

 

A Kamaleon possui os sistemas KASH e ERP, voltados para a gestão de empresas de todos os portes. Entre diversas funcionalidades, eles também emitem NF-e para o usuário. Entre em contato e peça uma demonstração gratuita!

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