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Vantagens e desvantagens da Nota Fiscal Eletrônica

O uso de Nota Fiscal Eletrônica – NFe vem se tornando cada vez mais comum. Estabelecimentos e empresas vêm recorrendo ao seu uso com frequência, substituindo aos poucos a nota em papel – que tende até mesmo a desaparecer em um futuro próximo.

Com o crescimento da nota eletrônica, mesmo empresários de micro e pequeno porte estão procurando se informar sobre ela e como fazer para passar a utilizá-la e oferecê-la. Muita a gente ainda vê com receio a aplicação da tecnologia em substituição aos meios tradicionais de documentação. Porém, não há o que temer. Para tirar suas dúvidas, fizemos um post sobre os principais pontos que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica. Acompanhe.

As vantagens

Como a nota eletrônica costuma ser enviada por e-mail para o cliente após o pagamento feito pelo produto ou serviço, naturalmente a primeira grande vantagem a ser observada – e pela qual tantas empresas vêm buscando usá-la – é a oportunidade de gastar menos papel. Mesmo uma companhia de médio porte pode chegar a usar toneladas de papel por ano entre todos os processos burocráticos que precisam ser documentados, gastando muito dinheiro e demandando espaço físico para arquivar toda papelada.

É tendência mundial que cada vez mais a documentação corporativa passe a ser digital, e não é diferente com a nota fiscal. Além de ter menor custo e poder armazenar tudo online, a aplicação de um sistema de nota eletrônica em um negócio ainda permite torná-lo verde. Em tempos de imensa preocupação ambiental, nunca é demais procurar maneiras de mostrar que a sua marca também faz a sua parte para contribuir para a causa.

Outro ponto bastante importante é que o sistema digital para disponibilizar aos clientes e outros stakeholders as notas fiscais costumam vir acoplado a softwares de gestão corporativa. Esses programas facilitam a vida de qualquer empresa permitindo que tudo seja administrado virtualmente e pelos mesmos canais, garantindo integração total e maior eficiência na rotina empresarial. Assim, você pode gerenciar também o controle da emissão de notas através do mesmo sistema integrado – podendo armazená-las e acessá-las facilmente com toda a segurança.

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Por fim, uma terceira grande vantagem que pode ser conquistada trocando as notas em papel pelas eletrônicas vem através do marketing. Ao coletar os e-mails dos clientes com o propósito de enviar a eles a nota do que compraram, você também passar a criar uma lista de contatos grande para envio de newsletter com as informações e promoções que deseje fazer. O e-mail marketing é bastante popular e consolidou-se como uma excelente maneira de contato com o seu público – e é uma vantagem que não se pode deixar passar.

As desvantagens

Embora as vantagens para o uso da nota eletrônica sejam bastante interessantes, existem alguns problemas que ainda fazem com que muitos clientes optem por retirar a nota em papel. Para começar, velhos hábitos podem ser difíceis de mudar. A maioria das pessoas está acostumada em receber a nota na hora da compra, e o novo costume pode ser estranhado. Ainda há muitos brasileiros sem acesso a internet ou, mesmo que tenham, não possuem ou não costumam usar suas contas de e-mail – principalmente entre pessoas de mais idade.

A questão da privacidade também é vista por alguns como motivo de preocupação. Por mais que a maior parte dos provedores de e-mail possuam altos níveis de segurança, o mundo virtual ainda sofre com problemas provocados por hackers. E, teoricamente, tudo que está na internet pode ser acessado.

Ainda é preciso ter cuidado para não enviar mensagens indesejadas e usar a lista de e-mails de forma errada – ou o tiro sai pela culatra. Ninguém gosta de ver sua caixa de entrada repleta de mensagens fora do seu interesse, então é bom limitar o envio de newsletter de acordo com sua necessidade. Envie sempre material com bom conteúdo, e tente sempre oferecer promoções para quem faz parte da lista – do contrário é capaz de ver muita gente pedindo para ser retirada.

Como passar a usar

Por mais que ainda existam desvantagens e que algumas pessoas ainda prefiram pedir a nota em papel, não há dúvidas de que é melhor oferecer a chance de receber eletronicamente para quem desejar. E as vantagens ainda a tornam muito interessantes pelos motivos listados.

A melhor maneira de aplicar o uso de nota fiscal eletrônica no seu negócio é através de um sistema de gestão integrada. A Kamaleon TI possui dois sistemas para quem procura se digitalizar: o Kamaleon ERP para grandes e médias empresas e o KASH para pequenas e micro empresas. Entre em contato para uma demonstração gratuita e aproveite tudo que um sistema integrado oferece a você!

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